W skrócie: 1 stycznia 2027 r. kończą się okresy przejściowe. KSeF obejmie najmniejsze firmy, faktury z kas rejestrujących trafią do KSeF, paragon z NIP przestanie być fakturą, a w przelewach między czynnymi podatnikami VAT pojawi się numer KSeF. Kary za błędy w KSeF według obecnych przepisów też ruszają 1 stycznia 2027 r., ale 20 października 2026 r. rząd przyjął projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. Ustawę musi jeszcze uchwalić parlament. Przesunięcie kar nie zmienia żadnego z pozostałych terminów.
Co się zmienia - w jednej tabeli
| Obszar | Do 31.12.2026 | Od 1.01.2027 |
|---|---|---|
| Najmniejsze firmy | Faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż na nich nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie | Wszystkie faktury B2B w KSeF |
| Faktury z kas rejestrujących | Mogą być wystawiane poza KSeF | Faktura dla firmy do sprzedaży z kasy - w KSeF |
| Paragon z NIP do 450 zł | Uznawany za fakturę uproszczoną | Nadal można go wydać, ale nie jest fakturą. Fakturę trzeba wystawić w KSeF |
| Numer KSeF w przelewie | Dobrowolny | Obowiązkowy między czynnymi podatnikami VAT, także w split payment |
| Kary z art. 106ni | Nie są stosowane | Według obecnych przepisów - tak. Projekt przyjęty przez rząd 20.10.2026 przesuwa je na 1.01.2028 |
Źródła: zakres obowiązkowego KSeF, zasady obowiązywania KSeF, numer KSeF i identyfikator zbiorczy (podatki.gov.pl).
Najmniejsze firmy wchodzą do KSeF
Do końca 2026 r. firma może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli łączna sprzedaż brutto na takich fakturach w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika. Dla biur rachunkowych to często kilkunastu lub kilkudziesięciu klientów naraz, którzy nigdy nie logowali się do KSeF i nie mają ustawionych uprawnień - o tym, jak to uporządkować, piszemy w tekście Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego.
Kasy rejestrujące i paragony z NIP
Do końca 2026 r. faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (uznawane za faktury uproszczone) mogą być wystawiane poza KSeF. Od 2027 r., jeśli do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie wystawiana jest faktura dla firmy, musi ona trafić do KSeF. Paragon z NIP nadal można wydać, ale nie będzie już fakturą - według MF do takiego paragonu trzeba będzie wystawić fakturę w KSeF (pytania i odpowiedzi KSeF 2.0).
Dla kupującego to więcej drobnych faktur w KSeF: paliwo, parking, drobne zakupy pracowników. Każdą z nich trzeba będzie przypisać do osoby, auta albo MPK, a na fakturze z kasy zwykle nie ma informacji, kto płacił. Jak to uporządkować, piszemy w tekście Czyja to faktura?
Numer KSeF w przelewie
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, płacąc przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Szczegóły, wyjątki i przygotowanie płatności opisaliśmy w tekście Numer KSeF w przelewie od 2027.
Kary - stan na 21 października 2026
Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje kary m.in. za wystawienie faktury poza KSeF, wystawienie faktury niezgodnie ze wzorem w czasie awarii lub niedostępności i nieprzesłanie w terminie faktury z trybu offline24 lub awaryjnego. Według obecnych przepisów mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. (zasady obowiązywania KSeF).
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie okresu bez kar do 31 grudnia 2027 r. i zaznaczyło, że wymaga to zmiany ustawy (komunikat MF). Projekt (UD477) zakłada też, że w 2027 r. KAS zamiast kar będzie najpierw przypominać o obowiązku, a przy braku reakcji sprawdzać rozliczenia (Gazeta Prawna). 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła ten projekt (komunikat po posiedzeniu Rady Ministrów). Teraz musi go jeszcze uchwalić parlament i podpisać prezydent, a do tego czasu w ustawie obowiązuje data 1 stycznia 2027 r. Zaktualizujemy ten fragment, gdy ustawa zostanie uchwalona.
Dwie rzeczy są pewne niezależnie od losów projektu: obowiązek korzystania z KSeF obowiązuje, a pozostałe zmiany z tabeli wchodzą 1 stycznia 2027 r.
Co jeszcze warto wiedzieć na 2027
- Tokeny zostają. Pierwotnie miały działać tylko do końca 2026 r., ale MF zdecydowało o utrzymaniu ich bezterminowo (podatki.gov.pl - certyfikaty KSeF). Więcej w tekście Token czy certyfikat KSeF.
- KSeF będzie się zmieniał. MF konsultuje m.in. tzw. model zdarzeń biznesowych, w którym do faktury można by dopisywać informacje po jej wystawieniu, np. status płatności (komunikat MF). To kierunek, nie gotowe rozwiązanie.
Checklista na listopad i grudzień
- Firma: sprawdź, czy wszystkie miejsca, gdzie wystawiasz faktury (w tym kasa), wysyłają je do KSeF od 1 stycznia.
- Firma: sprawdź, czy system płatności wpisze numer KSeF w tytule przelewu.
- Firma: ustal z pracownikami, że zamiast paragonu z NIP proszą o fakturę - i jak ją potem przypisać do wydatku.
- Biuro: zrób listę klientów, którzy korzystali z limitu 10 000 zł, i zaplanuj dla nich uprawnienia przed końcem roku.
- Biuro: przygotuj krótką informację dla klientów o zmianach od 1 stycznia.
- Wszyscy: wykorzystaj okres bez kar na sprawdzenie procesu, a nie na odkładanie zmian.
Jak to zautomatyzować
Większość zmian z 2027 r. oznacza więcej dokumentów w KSeF i więcej powiązań między fakturą, płatnością i wydatkiem. Automatyzujemy właśnie te miejsca:
- przypisanie drobnych faktur kosztowych do pracownika, MPK lub projektu - obieg faktur kosztowych,
- numer KSeF w paczce przelewów i parowanie wpłat - płatności i rozrachunki,
- wejście nowych klientów biura do KSeF i pobieranie ich faktur - automatyzacje dla biur rachunkowych.
Jeśli nie wiesz, od którego procesu zacząć, zajrzyj do tekstu Od czego zacząć automatyzację po KSeF.
Chcesz sprawdzić, co w twoim procesie trzeba zmienić przed 1 stycznia? Umów przegląd obiegu faktur (30 min)
Najczęstsze pytania
Czy od 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm?
Dla faktur między firmami - tak. Kończy się wyjątek dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie oraz dla faktur z kas rejestrujących. Faktury dla konsumentów nadal mogą być wystawiane poza KSeF.
Czy paragon z NIP od 2027 r. wystarczy do kosztów?
Paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną. Jeśli potrzebujesz faktury, sprzedawca wystawi ją w KSeF. Sposób księgowania takich wydatków ustal z księgową.
Czy kary za KSeF będą od 2027 czy od 2028?
Według obowiązujących przepisów od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął 20 października 2026 r. projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. Zmiana zadziała dopiero po uchwaleniu i ogłoszeniu ustawy, a musi to nastąpić przed końcem 2026 r.
Czy przesunięcie kar przesuwa inne terminy?
Nie. Dotyczy tylko kar z art. 106ni. Koniec okresów przejściowych i numer KSeF w przelewie zostają bez zmian.
Źródła: podatki.gov.pl - zakres obowiązkowego KSeF; komunikat MF z 16.09.2026; komunikat po posiedzeniu Rady Ministrów z 20.10.2026; MF - konsultacje modelu zdarzeń biznesowych.
Autor: Jarek Sokołowski | Aktualizacja: 21.10.2026
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.