W skrócie: do KSeF może wysłać fakturę każdy, kto poda twój NIP. System sprawdza, czy plik jest poprawny i czy wystawca ma uprawnienia - nie sprawdza, czy cokolwiek od niego kupiłeś. Nieznana faktura to najczęściej pomyłka wystawcy, czasem spór, a czasem próba wyłudzenia. W każdym z tych przypadków ścieżka jest inna. Ważne, żeby taka faktura nie przeszła sama do księgowania i płatności tylko dlatego, że jest w KSeF.

Skąd w KSeF faktury, których nie zamawiałeś

KSeF działa jak wspólna skrzynka: faktura wystawiona na twój NIP trafia do ciebie bez względu na to, kto ją wystawił. Wcześniej fałszywą fakturę trzeba było wysłać mailem albo pocztą i ktoś w firmie mógł ją po prostu wyrzucić. Teraz pojawia się w tym samym miejscu i w tym samym formacie co faktury od stałych dostawców - a program księgowy, który pobiera wszystko z KSeF, nie odróżni jednych od drugich.

Ministerstwo Finansów rozróżnia trzy sytuacje. Faktura wystawiona przez pomyłkę (np. na niewłaściwego nabywcę) i faktura sporna (cena, ilość, jakość, stawka VAT) nie są fakturami scamowymi. Fakturą scamową jest dokument, który nie ma związku z żadną rzeczywistą dostawą lub usługą, służy masowej wysyłce, reklamie albo dezinformacji, lub zawiera niebezpieczne linki (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 7). Na liście sytuacji, które scamem nie są, MF wymienia też przedłużony abonament i zakup, w którym ktoś inny użył danych twojej firmy, ale transakcja się odbyła i została opłacona.

Trzy rodzaje nieznanych faktur

Rodzaj Przykład Co robisz Kto poprawia
Pomyłka wystawcy Hurtownia wybrała z bazy firmę o podobnej nazwie Informujesz wystawcę, że faktura nie dotyczy twojej firmy Wystawca - korekta „do zera”
Spór Usługa została wykonana, ale za inną cenę albo w mniejszym zakresie Reklamacja w zwykłym trybie Wystawca - korekta
Nadużycie (scam) Nieznana firma, „usługa wpisu do rejestru”, termin płatności 3 dni, link do „panelu płatności” Nie płacisz, zgłaszasz w Aplikacji Podatnika KSeF Administracja skarbowa weryfikuje zgłoszenie

Źródła: podręcznik KSeF 2.0, cz. III; podatki.gov.pl - NGO, korekty faktur.

W pierwszych dwóch przypadkach poprawić fakturę może tylko wystawca. Od 1 lutego 2026 r. nie ma not korygujących, więc nabywca nie poprawi błędu sam (podatki.gov.pl - zakres obowiązkowego KSeF). Jeśli faktura w ogóle nie dotyczy twojej firmy, MF wskazuje, że wystawca powinien skorygować ją „do zera” (podatki.gov.pl - NGO, korekty faktur).

Zgłoszenie faktury scamowej - jak to działa

Od 24 kwietnia 2026 r. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 można zgłosić fakturę, co do której podejrzewasz oszustwo lub nadużycie (podatki.gov.pl - zgłaszanie faktur scamowych). Najważniejsze zasady według podręcznika MF:

  • zgłasza osoba z uprawnieniem do dostępu do faktur w danym kontekście, np. nabywca albo jego pracownik - nie może tego zrobić wystawca,
  • zgłoszenie robisz z poziomu szczegółów faktury, przycisk „Zgłoszenie nadużycia”; aplikacja zadaje kilka pytań i jeśli faktura nie spełnia definicji scamu, zgłoszenia nie wyślesz,
  • jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury, zgłoszeń zbiorczych nie ma,
  • zgłoszenie można wycofać z uzasadnieniem, maksymalnie dwa razy dla jednej faktury,
  • KAS weryfikuje zgłoszenie, ale ze względu na tajemnicę skarbową nie dowiesz się, z jakim wynikiem.

Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 7.

Zgłoszenie jest możliwością, a nie obowiązkiem - przepisy go nie regulują. Dziś działa tylko w Aplikacji Podatnika. MF zapowiada tę funkcję także w API KSeF, żeby można ją było wywołać z programu księgowego (MF - II etap wdrożenia KSeF).

Ukrycie faktury - jeszcze nie teraz

MF zapowiedziało też możliwość ukrycia faktury zakupowej w wynikach wyszukiwania - na przykład wtedy, gdy czekasz na korektę „do zera” albo zgłosiłeś fakturę jako scam. Ukrycie nie usuwa faktury z KSeF, nie jest widoczne dla wystawcy i można je cofnąć (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, rozdz. 8). Według pytań i odpowiedzi MF usługa ma zostać udostępniona w kolejnych wersjach systemu (pytania i odpowiedzi KSeF 2.0).

Nawet gdy ukrywanie zacznie działać, nie zastąpi decyzji w twoim systemie. Ukrycie w KSeF to tylko filtr w wynikach wyszukiwania. Nie mówi programowi księgowemu, że faktury nie wolno zaksięgować ani zapłacić.

Dlaczego nie wystarczy „nie płacić”

Faktura, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, nie daje prawa do odliczenia VAT (ustawa o VAT, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a). Problem w tym, że gdy faktura automatycznie trafia z KSeF do programu księgowego, może zostać ujęta w kosztach i w rejestrze VAT, zanim ktokolwiek zauważy, że nikt jej nie zamawiał. Wtedy trzeba ją wycofywać z rozliczeń, a nie tylko pominąć w przelewach.

Druga sprawa to płatność. Jeśli faktura podaje rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT, a kwota przekracza 15 tys. zł, zapłata na ten rachunek grozi utratą kosztu i odpowiedzialnością solidarną za VAT wystawcy (gov.pl - zawiadomienie ZAW-NR). Sprawdzenie rachunku w wykazie przed przelewem to podstawowa kontrola, którą łatwo zautomatyzować (biznes.gov.pl - biała lista).

Przykład: jedna faktura, trzy minuty zamiast tygodnia

Przykład ilustracyjny. Program księgowy pobiera z KSeF fakturę od firmy, z którą spółka nigdy nie współpracowała: „Aktualizacja danych w rejestrze przedsiębiorców”, 890 zł, termin 3 dni, w opisie link do „płatności online”.

Bez automatyzacji faktura trafia na listę do zaksięgowania. Księgowa widzi nieznany NIP, pyta mailem dział administracji, administracja pyta zarząd. Odpowiedź przychodzi po kilku dniach - w tym czasie faktura jest już w rejestrze VAT, a ktoś z działu płatności zdążył zapytać, czy to pilne.

Z automatyzacją faktura nie ma dopasowania do zamówienia ani umowy, a wystawca nie występuje w bazie dostawców. System od razu oznacza ją jako „nieznany wystawca” i blokuje księgowanie oraz płatność. Sprawdza status w wykazie podatników VAT i wysyła jedno krótkie pytanie do osoby odpowiedzialnej za koszty administracyjne: „Czy ktoś zamawiał tę usługę?”. Odpowiedź „nie” zakłada zadanie: zgłoszenie w Aplikacji Podatnika i notatka w dokumentacji. Cała historia - kto, kiedy, jaka decyzja - jest przy fakturze.

Jak to zautomatyzować

Każda faktura z KSeF przechodzi przez kilka prostych pytań, zanim trafi do księgowania:

  1. Czy znamy wystawcę? NIP jest w bazie dostawców albo była z nim wcześniej transakcja.
  2. Czy jest podstawa? Faktura pasuje do zamówienia, umowy, abonamentu albo zgłoszonego wydatku pracownika.
  3. Czy dane się zgadzają? Status VAT wystawcy i rachunek bankowy w wykazie podatników VAT, brak podejrzanych linków w opisie.

Jeśli wszystkie odpowiedzi są „tak”, faktura idzie normalnym obiegiem. Jeśli którakolwiek jest „nie”, faktura trafia do kolejki wyjątków i ma blokadę płatności, dopóki ktoś nie podejmie decyzji.

Sytuacja Co robi automatyzacja Kto decyduje
Nowy wystawca, brak zamówienia Blokada księgowania i płatności, pytanie do właściciela kosztów Osoba odpowiedzialna za dany obszar
Wystawca znany, faktura bez podstawy Pytanie do osoby, która zwykle zamawia u tego dostawcy Zamawiający
Pomyłka wystawcy Mail do wystawcy z prośbą o korektę „do zera”, przypomnienie po kilku dniach Księgowość
Podejrzenie scamu Zadanie: zgłoszenie w Aplikacji Podatnika, notatka z uzasadnieniem Osoba z uprawnieniami w KSeF
Rachunek spoza wykazu VAT Wstrzymanie przelewu, pytanie do dostawcy Dział płatności

Ta sama logika przydaje się w biurze rachunkowym. Biuro widzi faktury kosztowe wszystkich klientów i może raz dziennie wysłać każdemu krótką listę: „te faktury nie pasują do niczego, potwierdź albo odrzuć”. Klient odpowiada jednym kliknięciem, a biuro nie księguje niczego „na wszelki wypadek”.

Reguły „czy znamy wystawcę” i „czy jest podstawa” to te same dopasowania, które służą do przypisania faktury do osoby lub MPK - piszemy o nich w tekście Czyja to faktura?. Kontrola, czy wszystkie faktury z KSeF dotarły do systemu, jest opisana w tekście Jak pobrać faktury z KSeF i sprawdzić, że wszystkie dotarły do ERP.

Sprawdź, czy nieznana faktura przejdzie dziś przez twój obieg bez zatrzymania. Umów przegląd kontroli faktur kosztowych (30 min) albo zobacz, jak działa kontrola faktur kosztowych.

Po czym poznać, że to działa

  • żadna faktura od nieznanego wystawcy nie trafia do rejestru VAT bez decyzji człowieka,
  • liczba faktur w kolejce wyjątków i średni czas decyzji,
  • liczba korekt „do zera”, na które wciąż czekasz,
  • przy każdej odrzuconej fakturze jest zapisana decyzja i uzasadnienie.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zapłacić fakturę, która przyszła przez KSeF?

To, że faktura jest w KSeF, nie oznacza, że transakcja się odbyła. KSeF nie weryfikuje, czy coś kupiłeś. Jeśli nic nie zamawiałeś, wyjaśnij sprawę z wystawcą, a przy podejrzeniu oszustwa zgłoś fakturę w Aplikacji Podatnika. W sytuacjach spornych skonsultuj się z doradcą.

Czy mogę usunąć fakturę z KSeF?

Nie. Faktury w KSeF nie da się usunąć ani odrzucić. Pomyłkę poprawia wystawca fakturą korygującą. Zapowiadane ukrycie faktury ma tylko schować ją w wynikach wyszukiwania.

Czy zgłoszenie faktury jako scam to obowiązek?

Nie. Według MF to dodatkowa funkcja systemu, która nie nakłada na podatników nowych obowiązków. Nie służy też do rozwiązywania sporów o cenę czy jakość - takie sprawy wyjaśniasz z wystawcą.

Czy wystawca dowie się, że zgłosiłem jego fakturę?

Podręcznik MF nie mówi o informowaniu wystawcy o zgłoszeniu. Wiadomo natomiast, że ty nie dostaniesz informacji o wyniku weryfikacji, bo obowiązuje tajemnica skarbowa.

Czy da się zgłaszać faktury scamowe z programu księgowego?

Na razie nie - zgłoszenie działa w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. MF zapowiada tę funkcję w API. Do tego czasu automatyzacja może przygotować zgłoszenie (fakturę, uzasadnienie, notatkę) i przypisać zadanie osobie z uprawnieniami.

Powiązane teksty: Od czego zacząć automatyzację po KSeF, Czyja to faktura?, Ta sama faktura dwa razy - duplikaty z KSeF, PDF i OCR, Jak pobrać faktury z KSeF do ERP, Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego, KSeF po pół roku - 7 wniosków.

Źródła: Podręcznik KSeF 2.0, cz. III - dodatkowe funkcjonalności; podatki.gov.pl - zgłaszanie faktur scamowych; pytania i odpowiedzi KSeF 2.0; podatki.gov.pl - NGO, korekty faktur; podatki.gov.pl - zakres obowiązkowego KSeF; MF - II etap wdrożenia KSeF; gov.pl - ZAW-NR; biznes.gov.pl - biała lista; ustawa o VAT.

Autor: Jarek Sokołowski | Aktualizacja: 20.10.2026
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.